5 tips voor leidinggevende die een nieuw team onder hun hoede krijgen!

Binnenkort ga je aan de slag met een nieuw team. Wat weet je van het team?

Is het een geweldig team dat goed loopt? Gefeliciteerd! Lees gerust door, want ook jij kunt nog wat leren!
Is het een team met problemen, dat niet goed loopt en waar zoveel problemen zijn dat je je afvraagt waar je moet beginnen? Ook gefeliciteerd!
Jij kan het echt het verschil maken en ik ga je ook vertellen hoe aan de hand van mijn eigen ervaring als leidinggevende en coach.
Sterker nog, nu ik teams coach, heb ik meer weet van bepaalde zaken die ik 15 jaar terug graag zelf had willen weten!

Een goede voorbereiding is het halve werk! En daarom deel ik graag mijn 5 belangrijkste tips met jou.

Tip 1 Wees zo objectief mogelijk
Een gewaarschuwd mens telt voor twee zou je denken.  Vaak nog voordat je aan de slag gaat, klampen mensen je aan om je hun analyse te vertellen van wat er aan de hand is. Mooi natuurlijk al die betrokkenheid vooraf, maar wees je er goed van bewust hoe deze informatie je beïnvloedt.

Ik kan me nog zo goed herinneren dat ik als leidinggevende aan een functie van Adjunct Directeur begon, waar mijn toenmalig leidinggevende aangaf dat 80% van de medewerkers niet goed functionereerde. Ik was 32 en weet nog dat ik mompelde “Zo…. wat is jouw standaard dan”.  Ik merkte dat dit toch bij mij een vrij negatief beeld opriep en dat ik achteraf harder dan nodig was en dan bij mij zelf past. Maar na 32 medewerkers gesproken te hebben die van hun vorige leidinggevende a) geen aandacht kregen b) geen hulp als ze hierom vroegen, begreep ik dat het boeken van succes met dit team een haalbare zaak was. Drie jaar later bij mijn afscheid, hadden we slechts van 2 personen serieus afscheid genomen. We hebben samen belangrijke successen geboekt, prijzen in de wacht gesleept. En meer dan dat: ik realiseerde dat het team in de basis een heel ander probleem had gehad dan mij voorgesteld was. Niet intrappen dus!

Wanneer ik nu als coach een opdracht aanneem, wil ik graag naast de leidinggevende & opdrachtgever  en minimaal twee engagede medewerkers aan tafel. Dit zijn medewerkers die echt gecommitteerd zijn om de afdeling te laten slagen, die zich durven uit te spreken dat verandering nodig is, die erkennen dat zij zelf ook zouden moeten veranderen en die het ook oneens durven te zijn met een leidinggevende. Met leidinggevende en de medewerkers bespreek ik maandelijks de vooruitgang en bespreken we de strategie voor de interventies. Zo leuk, twee weken terug kwam er zelfs een verzoek/suggestie van zo’n medewerker.

Tip 2 Maak zo snel mogelijk echt contact met je teamleden en pas het positieve principe toe.
Als nieuwe manager, wil iedereen wat van je. Vandaar dat je veel nieuwe managers zo’n eerste maand bijna kopje onder ziet gaan aan de inhun agenda ingeschoten afspraken en bijeenkomsten. Zo kan het zijn dat het zomaar een paar maanden duurt voordat je alle betrokkenen hebt gesproken. Maar weet je wat echt belangrijk is om mee te beginnen: echt contact maken met je mensen. Plan in eerste instantie bilateralen in met je teamleden.

Natuurlijk mag je hier wel een agenda bij hebben, maar het liefst niet de jouwe. Een aantal mooie vragen voor zo’n gesprek zijn: Wat waardeer je aan het werken op deze afdeling? Waar wil je meer van voor deze afdeling? Wat wil jij bijdragen om deze afdeling te laten ontwikkelen? Wanneer zie je deze afdeling in kracht afnemen? Wat zijn jouw verwachtingen van mij?

Ben je een cynicus? Dan hoor ik je nu denken: En wat over de problemen? Vraag je daar dan niet naar?
Mijn advies is om in eerste instantie uit te leggen dat je met name nog geïnteresseerd bent in  wat mensen nog motiveert en op de afdeling houdt. Natuurlijk zullen mensen uit eigen beweging de problemen die ervaren met je willen delen.  Sta dat ook vooral toe. Bedank ze voor het delen, voor hun betrokkenheid. Deel tot slot ook al in deze gesprekken wat jouw missie is voor de afdeling. Waar wil jij met de afdeling naartoe. Heb het er niet over wat er anders wordt. Gebruik een droom, een metafoor zo nodig hoe jij de afdeling over één jaar ziet en vraag je teamleden wat zij hiervan vinden.

Tip 3 Doe het samen
Was je van plan om na een maand je bevindingen te delen en daarna een plan van aanpak te presenteren waar iedereen taken uit krijgt? Ho, stop! Als je dit team tot grote prestaties wilt brengen, is het belangrijk om a) het potentieel aan te spreken van het team b) de ideeën en aanpak te halen uit het team.

Dus leuk en goed al die gesprekken waardoor je echt connectie maakt met je teamleden, maar het heeft alleen zin als je deze binnen een aantal weken laat opvolgen door een inspirerende teammeeting. Zo’n teammeeting heeft een aantal functies: het mobiliseert de mensen, het is de plek om de doelstelling en de voorwaarden duidelijk te krijgen, je krijgt de mogelijkheid om je teamleden zich te laten committeren en opnieuw met elkaar te verbinden.

Vanuit het waarderend ontwikkelen werk ik altijd met een teamdag waarin we samen kijken naar de dingen die er nu al wel goed gaan, de ervaring die we hebben met goed presterende teams om vervolgens te kijken welke “droom” we samen hebben voor het team. Om de cynici weer tegemoet te komen in de vraag: “En de problemen dan?”. Deze worden natuurlijk meegenomen, maar wel op een andere manier. In het stappenplan wordt er gekeken hoe het team zich naar het gewenste doel wil bewegen. Op dat moment komen de problemen natuurlijk aan de orde, maar ze vormen geen hoofddoel. Het oplossen van het problemen van een team is peanuts in vergelijking tot het gezamenlijk realiseren van een team droom!

Tip 4 Zorg voor een helder doel waar je aan kunt werken

Goed functionerende teams hebben een heldere missie en visie en haalbare ambitieuze doelstellingen die ze gezamenlijk willen behalen en waarbij ook duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe de doelstellingen gehaald gaan worden. Hoe hoog leggen we de lat samen? Ook hiervoor geldt wederom dat het echt slimmer is om de doelstellingen, rekeninghoudend met de soms top down vaststelling, te toetsen bij de teamleden. Is dit iets waar we ons voor kunnen inzetten? En waar ga jij je voor inzetten wordt dan automatisch te tweede vraag. Wat spreken we af als het gaat om gedrag, samenwerking & communicatie. Hoe gaan we met elkaar om?

Ook dit is in een mooi programma voor een dagdeel waarin je dit samen met je teamleden aan de orde stelt. Houdt bij het programma rekening met het prioriteren van doelstellingen. Soms is de berg met veranderingen zo groot dat het verstikkend werkt. Waar beginnen we? Gaat dit ons wel lukken? Je doet er slim aan doet om de doelstellingen weg te zetten in de maanden die erop volgen. Hierdoor geef je mensen ook lucht. En je kunt maandelijks je successen vieren. Echt belangrijk als je kijkt naar hoe het team gewend is om bekritiseerd te worden.


Tip 5 Inventariseer de sterke punten en kijk hoe je deze kunt inzetten

Wil je een echt vliegende start maken? Dan heb ik een mooie tool die ik je zou willen aanreiken. Om uit het moeras te komen, waarin je soms het idee hebt met twee voeten in drijfzand te staan, heb je een accumulatie nodig van elkaars sterke punten. Deze sterke punten zijn die kwaliteiten waar je medewerkers ook echt energie van krijgen. Op deze sterke punten zijn je medewerkers a) goed b) makkelijk ontwikkelbaar c) belastbaar. Inzicht krijgen in elkaar’s sterke punten, vereist eerst inzicht in jouw eigen sterke punten als leidinggevende. Met Strengthscope breng jij je sterke punten heel overzichtelijk in kaart en krijg jij als leidinggevende tevens feedback (van maar liefst 18 personen) op de volgende onderdelen:

a) visie vormen
b) teamleden engagen
c)actie plannen & prestaties neerzetten
d) successen boeken

Dit zijn de onderdelen waarmee je een team naar top prestaties brengt. Voor je medewerkers geldt dat zij een teamlid 360 graden test krijgen. Hiermee krijgen zij a) inzicht in hun eigen sterke punten b) de zichtbaarheid van deze sterke punten volgens hun 9 feedback gevers.

Ook krijgen jullie samen inzichtelijk:

a) wat de sterke punten zijn van het team
b) wat de belemmerende zwakke punten zijn van het team
c) van welke productieve team gewoontes het team al dan niet energie krijgt

Ook de ervaring recent bij die zeer capabele leidinggevende en een team dat er uitgeblust bij zat, gaf veel inzichten: Het team werd enthousiast van efficiënt en precies werken, relaties opbouwen, maar kreeg bijvoorbeeld weinig energie van elkaar en zichzelf beter maken. Niemand had als sterk punt het nemen van initiatief. En zo bleef de leidinggevende maar trekken…….had de vorige leidinggevende de knieval al gemaakt en stond het team echt te boek als ‘probleemteam’.

Het mooie is dat het gesprek dat we over het profiel met dit team hebben gevoerd, het team ook veel meer geopend heeft voor de aanpak van de nieuwe leidinggevende. Ook bleek het team meer geactiviteerd te kunnen worden doordat we veel duidelijk konden inzetten op die sterke punten waar men wel energie van kreeg.En voor de leidinggevende zelf, werd duidelijk dat haar ambitie zonder wisselingen in het team, misschien wel voor het moment wat aan de hoge kant lag. Ten slotte hielp de team matrix van sterke punten de leidinggevende om gericht bepaalde taken bij bepaalde mensen neer te leggen.

Een probleemteam?
Heeft jouw organisatie een team waar veel problemen spelen?
Waar misschien al een aantal leidinggevenden zich op verbeten hebben?
Waar de kluwe zo groot lijkt dat je je afvraagt waar je moet beginnen?
Spreekt de sterke punten aanpak je aan, waarbij de leidinggevende de regisseur blijft en gebruik maakt van de coach die je helpt om het team opnieuw in de kracht te zetten?

www.shiningscellence.nl
www.project-ik.nu

Ik spreek je graag!
Nicole Vening